您可以使用单元格中的下拉列表来帮助用户更有效地使用工作表。下拉列表允许用户从您创建的列表中选择项目。

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在新工作表中，键入要在下拉列表中显示的条目。理想情况下，列表项将出现在Excel表格中。如果没有，您可以选择区域中的任何单元格，然后按Ctrl+T将列表快速转换为表格。

注意：

为什么数据要放在表中？如果数据在表中，当从列表中添加或删除项目时，基于该表的任何下拉列表都将自动更新。不需要执行任何其他操作。

现在是对下拉列表中的区域或表格中的数据进行排序的好时机。

选择工作表中要显示下拉列表的单元格。

转到功能区上的数据选项卡，然后转到数据验证。

注意：如果您无法单击数据验证，工作表可能会受到保护或共享。请解锁受保护工作簿的特定区域或停止共享工作表，然后重试步骤3。

在“设置”选项卡的“允许”框中，单击“列表”。

单击源框并选择列表区域。我们将列表区域放在名为“城市”的工作表上的区域A2:A9中。请注意，我们忽略了标题行，因为我们不希望它成为选择选项：

如果可以将单元格留空，请选中忽略空复选框。

选择提供下拉箭头复选框。

单击输入信息选项卡。

如果希望在单击单元格时弹出信息，请选中“选中单元格时显示输入信息”复选框，并在框中键入标题和信息(最多可键入225个字符)。如果不想显示信息，请清除该复选框。

单击错误警报选项卡。

如果您希望在有人输入列表中未包含的内容时弹出消息，请选中“输入无效数据时显示错误警报”框，在“样式”框中选择一个选项，然后键入标题和信息。如果不想显示信息，请清除该复选框。

不确定在“样式”框中选择哪个选项？

要显示不阻止用户输入下拉列表中未包含的数据的消息，请单击“信息”或“警告”。消息将显示一个条纹图标。

，“警告”将显示一个功能区图标。

信息。

要防止人们输入不包含在下拉列表中的数据，请单击“停止”。

注：如果没有添加标题或文字，标题默认内容为“微软Excel”，信息默认内容为：“输入值非法。其他用户限制了可以在此单元格中输入的数字。

使用下拉列表。

创建下拉列表后，确保它能按要求工作。例如，您可能需要检查是否更改了列宽和高度以显示所有条目。

如果下拉列表中的项目列表位于另一个工作表中，并且您希望防止用户看到它或进行更改，请考虑隐藏和保护该工作表。有关如何保护工作表的更多信息，请参见锁定单元格以保护它们。

如果要更改下拉列表中的选项，请参见从下拉列表中添加或删除条目。

要删除下拉列表，请参见删除下拉列表。

下载我们的示例。

您可以下载包含许多数据验证示例的示例工作簿，如本文中的示例。现有的数据验证方案可以自己使用或创建。下载Excel数据验证示例。

当单元格中的值限于下拉列表中的选项时，数据输入将更快、更准确。

首先，在工作表上列出有效的条目，然后对条目进行排序或重新排列，使它们以所需的顺序显示。然后，您可以将这些条目用作数据下拉列表的来源。如果列表不大，您可以轻松地引用它，并将条目直接键入数据验证工具。

为下拉列表创建一个有效条目列表，并在工作表中的一列或一行中键入条目，不要有空白单元格。

选择要限制数据输入的单元格。

在“数据”选项卡上的“工具”下，单击“数据验证”或“验证”。

注意：如果验证命令不可用，则工作表可能受到保护，或者工作簿可能处于共享状态。如果工作簿是共享的或工作表受到保护，则不能更改数据验证设置。有关工作簿保护的更多信息，请参见保护工作簿。

点按“设置”标签，然后在“允许”弹出式菜单中点按“列表”。

单击“来源”框，然后在工作表上选择有效条目的列表。

对话框被最小化，以便于查看工作表。

按回车键或点击扩展。

按钮恢复对话框，然后单击“确定”。

提示：

您也可以直接在“源”框中键入值，用逗号分隔。

要修改有效条目的列表，只需更改源列表中的值或编辑源框中的区域。

您可以指定自己的错误消息来响应无效的数据输入。在数据选项卡上，单击数据验证或验证，然后单击错误警报选项卡。

另见。

对单元格应用数据验证。

在新工作表中，键入要在下拉列表中显示的条目。理想情况下，列表项将出现在Excel表格中。

注意：

为什么数据要放在表中？如果数据在表中，当从列表中添加或删除项目时，基于该表的任何下拉列表都将自动更新。不需要执行任何其他操作。

现在，您可以在下拉列表中按照所需的显示顺序对数据进行排序。

选择工作表中要显示下拉列表的单元格。

转到功能区上的数据选项卡，然后单击数据验证。

在“设置”选项卡的“允许”框中，单击“列表”。

如果已经创建了包含下拉条目的表，请单击“源”框，然后单击并拖动包含这些条目的单元格。但不包括标题单元格。只需包括应该显示在下拉列表中的单元格。或者，您可以在“源”框中键入条目列表，用逗号分隔，例如：

水果，蔬菜，谷物，奶制品，零食

如果可以将单元格留空，请选中忽略空复选框。

选择提供下拉箭头复选框。

单击输入信息选项卡。

如果希望在单击单元格时弹出信息，请选中“显示信息”复选框，并在框中键入标题和信息(最多可键入225个字符)。如果不想显示信息，请清除该复选框。

单击错误警报选项卡。

如果您希望在有人输入列表中未包含的内容时弹出消息，请选择“显示提醒”复选框，在“类型”中选择一个选项，然后键入标题和信息。如果不想显示信息，请清除该复选框。

点击“确定”。

创建下拉列表后，确保它按照您希望的方式工作。例如，您可能需要检查是否更改了列宽和高度以显示所有条目。如果要更改下拉列表中的选项，请参见从下拉列表中添加或删除条目。要删除下拉列表，请参见删除下拉列表。

需要更多帮助吗？

您可以随时咨询Excel技术社区的专家，在回答社区获得支持，或者在Excel用户语音上提出新功能或功能改进建议。

另见。

对单元格应用数据验证。

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