对于像产品手册这样类比比较长的Word文档，通常需要采用一些特殊的排版技巧，方便读者查看和浏览。

1.打开文档结构图。

通常在长文档中，各级标题采用不同的标题样式，文档结构图可以清晰地展现文档的结构，让用户快速定位文章的章节内容。

打开目标文档。点击“查看”选项卡，勾选“文档结构图”复选框，在Word主窗口左侧实现该文档的结构图，如图1所示。

2.创建文档目录

众所周知，每本书都有自己的目录。那么如何为Word文档创建目录呢？创建方法如下。

第一步，将光标定位在需要插入目录的位置。点击“引用”选项卡，点击“内容”区域的“内容”按钮，选择“插入内容”菜单项，如图2所示。

步骤2，打开目录对话框。在“一般”中

从区域的“格式”选项中选择一种目录格式，在显示级别中设置目录的级别，如图3所示，最后点击“确定”按钮。生产目录如图4所示。

3.为文档插入注释

修改文档时，为了方便读者理解，往往会在文档内容旁边添加一些注释，称为“注释”。添加注释的方法如下：

第一步，按住鼠标左键，拖动并选择要标注的文字。

第二步，点击“评论”标签，点击“评论”区域的“新评论”按钮。

第三步，在新创建的批注框中，只需输入批注内容，如图5所示。

当不再需要注释的内容时，右键单击要删除的注释，选择“删除注释”命令将其删除，如图6所示。

4.在文档中插入标题

标题用于给图片、表格、图表、公式和其他项目添加名称和数字，如图7所示。许多用户习惯于手动为图片和表格添加标题。这种方法不仅容易出错，而且添加图片时修改起来也很麻烦，更不方便快速找到图片和表格。让我们学习Word中制作和更新字幕的应用方法和技巧。

第一步，将光标定位在需要插入标题的位置，点击Reference选项卡，在标题区点击Insert caption按钮，如图8所示。

第二步，打开标题对话框，点击新建标签按钮，在打开的新建标签对话框中输入标签名称，点击确定按钮，返回标题对话框，如图9所示。

步骤3，从标签选项中选择新标签，然后单击确定插入自定义标题标签。

第四步，将插入的标题复制到其他图片的对应位置，然后选择整个文档，右键选择菜单项“更新域”，如图10所示。Word历史文档中所有图片的自动编号。

5.文档的快速定位

在编辑操作中，除了鼠标定位外，还可以通过键盘快速定位文档中的光标。Word中常用的快速定位键如下。

首页按钮：快速到达行首位置。

结束按钮：快速到达卸线位置。

翻页键：快速将光标移动到下一页同一行的位置。

PageDown键：快速将光标移动到上一页同一行的位置。

提示：这样给图片编号不容易出错。添加或减少图片时，随意复制一个标题。然后更新Word字段，代码将再次自动更正。