注：这是一个关于数据验证的高级主题。有关数据验证以及如何验证单元格或区域的介绍，请参见向单元格或区域添加数据验证。

您可以使用数据验证来限制用户输入的单元格的数据类型或值。例如，您可以使用数据验证，根据工作簿中其他位置的值计算单元格中允许的最大值。在以下示例中，用户键入了abc，这对于此单元格来说是不可接受的值。

数据验证什么时候有用？

当您希望与其他人共享工作簿并希望输入的数据准确一致时，数据验证非常有用。此外，您可以使用数据验证来执行以下操作：

限制项目，只能选择列表中预定义的项目例如，用户可以选择的部门仅限于会计部门、薪资部门、人力资源部门等。

限制数字，避免选择指定范围之外的数字例如，您可以将员工年度绩效工资调整的最大比例设置为3%，或者只能使用1到100之间的整数。

限制日期，避免选择特定时间范围之外的日期——例如，在员工的休假申请中，可以阻止员工选择今天之前的日期。

限制时间，避免选择特定时间范围之外的时间——例如，您可以将会议安排在上午8:00点到下午5336000点之间。

限制文本字符数例如，您可以将单元格中允许的文本字符数限制为10个或更少。

基于其他单元格中的公式或值验证数据例如，您可以使用数据验证来根据计划的工资总额设置佣金和佣金的上限。当输入的金额超过此限制时，用户将看到一条错误消息。

验证数据输入和错误消息。

您可以选择在用户选择单元格时显示输入消息。输入消息通常用于为用户提供关于要输入的单元格的数据类型的指导。这种类型的消息显示在单元格附近。如有必要，您可以删除此消息，但它将保持可见，直到您移动到另一个单元格或按Esc。

在数据验证的第二个选项卡中设置输入消息。

用户适应输入信息后，您可以取消选中“选择单元格时显示输入信息”选项。

您也可以选择显示“错误警告”，该警告仅在用户输入无效数据后显示。

有三种类型的错误警告可供选择：

图标

类型

使用

停止

防止用户在单元格中输入无效数据。

停止警告消息有以下两个选项：重试或取消。

警告

警告用户他们输入的数据无效，但不阻止他们输入无效数据。

出现警告消息时，用户可以单击是接受无效输入，单击否编辑无效输入或单击取消删除无效输入。

信息

通知用户输入的数据无效，但不会阻止他们输入无效数据。这种类型的错误警告是最灵活的。

出现信息警告消息时，用户可以单击确定接受无效值，或单击取消拒绝无效值。

使用数据有效性的提示。

在Excel中使用数据验证时，可以使用这些提示和技巧。

注意：如果要在Excel Services或Excel Online中使用数据验证，需要先在Excel桌面版中创建数据验证。

下拉列表的宽度由数据验证单元格的宽度决定。您可能需要调整此单元格的宽度，以防止比下拉列表宽度更宽的有效输入部分被截断。

如果您打算保护工作表或工作簿，请在指定任何有效性设置后这样做。在保护工作表之前，请确保解锁任何已验证的单元格。否则，用户将无法在这些单元格中键入任何数据。请参见保护工作表。

如果您计划共享工作簿，请仅在指定数据身份验证和保护设置后执行。共享工作簿后，除非停止共享，否则无法更改身份验证设置。

您可以对已输入数据的单元格应用数据验证。但是，Excel不会自动通知现有单元格它们包含无效数据。在这种情况下，您可以通过指示Excel在工作表周围画一个圆来突出显示无效数据。识别无效数据后，可以再次隐藏这些圆圈。如果无效输入被纠正，圆圈将自动消失。

要应用圆，请选择要计算的单元格，然后转到数据数据工具数据验证圆无效数据。

要快速删除单元格的数据验证，请选择该单元格，然后转到数据、数据工具、数据验证、设置、全部清除。

要在工作表上查找具有数据有效性的单元格，请在“主页”选项卡的“编辑”组中，单击“查找并选择”，然后单击“数据验证”。找到具有数据有效性的单元格后，可以更改、复制或删除有效性设置。

创建下拉列表时，可以使用“定义名称”命令(位于“公式”选项卡上的“已定义名称”组中)为包含列表的区域定义名称。在其他工作表上创建列表后，可以隐藏包含列表的工作表，然后保护工作簿，使用户无法访问列表。

如果您更改了单元格的有效性设置，则可以将这些更改自动应用到具有相同设置的所有其他单元格。为此，在“设置”选项卡上，选中“将这些更改应用于具有相同设置的所有其他单元格”复选框。

如果数据验证不可用，请确保：

用户不复制或填充数据只有当用户直接在单元格中键入数据时，数据验证才会显示消息并防止无效输入。或者在复制或填充数据时，不显示任何消息。要防止用户通过拖放单元格来复制和填充数据，请转到文件选项高级编辑选项，然后取消选中“启用填充句柄和单元格拖放”复选框以保护工作表。

关闭手动重新计算如果打开手动重新计算，尚未计算的单元格可能无法正确验证数据是否有效。要关闭手动重新计算，请转到“公式”选项卡“计算”组“计算选项”，然后单击“自动”。

没有错误的公式确保有效单元格中的公式不会产生错误，例如#REF！或者#DIV/0！在更正错误之前，Excel将忽略数据验证。

公式中引用的单元格是正确的如果引用的单元格已更改，从而有效单元格中的公式计算出无效结果，则不会显示该单元格的有效性消息。

Excel表格可能链接到SharePoint网站数据验证不能添加到链接到SharePoint网站的Excel表格中。要添加数据验证，必须取消Excel表格的链接或将其转换为范围。

当前可能正在输入数据在单元格中输入数据时，数据验证命令不可用。要结束数据输入，请按回车键或ESC键。

工作表可能受到保护或共享。如果工作簿是共享的或受保护的，则不能更改数据有效性设置。您需要先取消工作簿的共享或保护。

如何在继承的工作簿中更新或删除数据验证。

如果继承的工作簿包含数据验证，则可以修改或删除数据验证，除非工作簿受到保护。如果工作表有密码保护，但您不知道密码，请尝试联系以前的所有者，请他帮助您取消工作表保护，因为Excel无法恢复未知或丢失的密码。您也可以将数据复制到另一个工作表，然后删除数据验证。

当您尝试在单元格中输入或更改数据时，如果您看到数据有效性警报，并且不确定可以输入什么，请联系工作簿的所有者。

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另见。

对单元格应用数据验证。