文稿完成后如何简单快速的美化文档？作者将用这个例子来介绍一个处理手稿的总体思路。本文几乎涵盖了Word使用的最基本部分和最常用的工具模块。希望大家认真阅读，掌握应用到其中的各种知识点。

1.分析文档并制定详细的修改策略。

让我们先看看这份文件。问题还很多，主要表现在以下几个方面：

l项目符号比较混乱，有的自动编号，有的手动添加；

l格式混乱，这是大多数稿件编辑最常见的问题，因为没有使用风格的意识；

l框架过程比较粗糙，因为你不知道word本身有非常完整的文档图形处理功能；

l、表格和图表不规范。比如如果是专业技术文件，那么就要用标准的三线网格；

公式不规范，根据位置用空格排列，一旦调整格式就会混乱；

l没有目录、指南页等。

针对以上问题，我们先一步步解决问题，再美化文档。

2.去掉混乱的格式

必需的知识点：清晰的风格

我处理格式混乱的问题总是有原则的。最好是把所有的格式一个一个的修改来清除和重置，因为Word提供了一个非常简单的方法，这样我们可以集中精力做后续的工作，不会出现很多意想不到的问题。

方法：选择所有文档内容，在样式选项卡中选择清除格式。这样，全文就变成了文本的样式。

格式清晰后，我们可以清楚地看到文章中多余的东西，比如添加空格来控制位置。不同的空格数会给你以后的编辑过程带来很多麻烦。可以使用批量删除的方法。如果不多，可以手动删除。

朋友们一定要有概念，设置段落间距也是不用回车键完成的，否则在修改文档的过程中会遇到很多麻烦，甚至导致无法处理，所以删除段落标记也是必不可少的内容之一。在这个过程中，耐心和细心至关重要。

3.根据需要设置样式。

必备知识点：风格、修改风格、应用风格。

风格是Word的核心，很多朋友用了好几年都不知道怎么用。考虑到本文档的特点，作者已经设置了分级目录，所以我们不使用自动编号来设置，只要编译各级标题使用的样式即可，这也是样式操作中最典型的内容。

设置样式的方法是在样式选项卡中的对应样式上右键“修改”，就像改变字体一样。

我设置的样式列表如下：

一级标题字体为：，2号，粗体，字距调整2号，中间缩进：段落前段落间距： 6磅，段落后段落间距： 6磅，与下一段在同一页，1号段无分页，第一行缩进3360个字符。

二级标题字体为：宋体，3号，粗体，缩进：段落间距，段落前： 6磅，段落后： 6磅，与下一段落同页，段落无分页，二级，第一行缩进：个字符。

三级标题字体是：?No.3，粗体，缩进：段落间距，段落前： 6磅，段落后： 6磅，与下一段落同页，段落中无分页，Level 3，第一行缩进：个字符。

字体：(中文)中文文本，(默认)西文文本，两端对齐，行距：单行间距。

设置好风格当然是应用风格。这里有一点需要强调，那就是如何改变文字的字体。这个问题对你来说可能很可笑，但大家很容易忽略。在Word中，应用分级样式的对象是单个段落，通过选择文本来改变字体和其他格式的方法往往会叠加原始格式，产生新的样式，这意味着很多人在完成文稿后不知道会出现多少奇怪的格式。因此，正确的方法是将鼠标移动到文本所在的段落，然后单击要应用的样式。这项工作必须小心。给你看看效果。

3.标准化稿件特殊单位

必备知识点：表格样式

手稿中有两个特殊的单元需要标准化。一个是文本中的各种表格，另一个是公式，我们将分别讲述。

(1)表单格式

对于表格的格式，当然可以单独处理，设置边框粗细、有无等。对于单个细胞。但是你知道桌子也可以设计吗？表格格式化一次不是更方便吗？创建表格样式有一个小技巧。方法是这样的。