2007年基础课程：数据输入技巧

通过使用一些有用的技巧，可以简化将信息输入Excel工作表的过程，同时可以更快地完成所需的工作。方法如下。

1.输入数据后自动移动单元格指针。

默认情况下，Excel在单元格中输入数据后，按回车键会自动将单元格指针移动到下一个单元格。

要更改此设置，请选择“office按钮”c :“Excel”选项，然后单击“高级”选项卡(参见图3 .4)。标记为“按回车键后移动选择”的复选框控制此功能。您可以设置单元格指针的移动方向(向下、向左、向上或向右)。

你的选择完全是个人喜好的问题。我喜欢关闭这个选项。输入数据时，作者使用箭头键而不是回车键(见下一节)。

2.使用箭头键代替回车键

当单元格中的输入完成时，您可以使用任意方向键来结束输入。毫无疑问，这些方向键可以移动到指定的方向。例如，如果您在一行中输入数据，请按右箭头键(& gt；)而不是回车键。你也可以使用其他方向键，甚至是PgUp键和PgDn键。

3.输入数据前选择输入单元格区域。

大多数Excel用户可能不知道：选择一定范围的单元格并按回车键后，Excel

自动将单元格指针移动到区域中的下一个单元格。如果选择包含多行，Excel

将沿着列：移动当移动到列中的最后一个选项时，它将移动到下一列中选定的第一个单元格。

如果您想跳过一个单元格，只需按回车键，无需输入任何内容。如果您想向后移动，只需按下回车键。如果要按行而不是按列输入数据，请按制表符而不是回车。

4.使用Ctrl+Enter快捷键可以同时在多个单元格中输入信息。

如果要在多个单元格中输入相同的数据，Excel提供了一种快捷方式。选择需要包含此信息的所有单元格，输入数值、文本或公式，然后按Ctrl+Enter。相同的信息将被插入每个选定的单元格。

5.自动输入小数点

如果需要输入大量的数字，并且这些数字有固定的小数位数，Excel提供了一个非常有用的工具，它的工作原理就像某种加法仪器。访问“Excel选项”对话框，然后单击“高级”选项卡。选中“自动插入小数点”复选框，并确保“位数”框设置为要输入的正确小数位数。

设置此选项后，Excel会自动提供小数点。例如，如果您指定两位小数，当您输入单元格时，12345将自动转换为123 .4 5。要使输入正常，请取消选中“Excel选项”对话框中的“自动插入小数点”复选框。更改此设置不会影响任何已输入的数值。

请注意，固定小数选项是一个全局设置，适用于所有工作簿(不仅仅是活动工作簿)。如果忘记了这个选项是打开的，很容易输入错误的数值，或者给其他使用你电脑的人造成一些混乱。

Exce l的“自动填充”功能可以轻松地在一组单元格中输入一系列数值或文本。它使用“自动填充”句柄(活动单元格右下角的小框)。您可以拖动填充手柄来复制单元格，或者自动完成一系列数据输入。

如果在按住鼠标右键的同时拖动“自动填充”手柄，Excel将显示带有附加填充选项的快捷菜单。

如图3 .5所示。在单元格A1中输入1，在单元格A2中输入3。然后选择两个单元格并拖动填充手柄来创建奇数系列。

7.使用“内存类型”功能自动输入数据。

Exce l的“记忆类型”功能使得在多个单元格中输入相同的文本变得非常简单。使用“记忆类型”功能，您只需要在单元格中输入文本的前几个字母。

Excel会根据本栏输入的其他文本自动完成整个项目的输入。除了减少输入，这个功能还可以保证输入拼写的正确性和一致性。

它是这样工作的。假设您想在一列中输入产品信息。其中一个产品叫做Widgets。

第一次在单元格中输入Widgets时，Excel会记住它。之后，当你在同一列再次输入Widgets时，Excel会通过前几个字母识别出来，然后自动完成后续的输入。只需按回车键。该功能还可以自动改变字母的大小写。如果您第二次输入小部件(使用小写的w)，Excel会将w更改为大写，以保持与之前的输入一致。

提示：还可以通过右键单击单元格并从快捷菜单中选择“从下拉列中选择”选项来访问面向鼠标的“记忆类型”功能。Excel随后显示当前列中所有项目的下拉框，然后单击所需的选定项目.

请记住，“助记键输入”只适用于连续列的单元格。例如，如果有一个空行，“助记键键入”仅标识空行下单元格的内容。