我通常需要做大量的写作工作。因此，文字协同编辑已经成为一种普遍的做法。但是一开始，我给这个合作编辑开了个玩笑。

那天我写完了草稿，发给老师修改。很快，对方的电话和邮件来了，告诉我文章已经看过修改了。于是我下载了附件看了看，但听了一圈屏幕阅读，才发现怎么和原文一模一样。哪里变了？很简单。后来，我请了一个有慧眼的朋友帮我看。原来是对方通过批注和修改的方式帮我修改了文章，所以我无法以“正常”的方式阅读那些改动。随着工作的深入，我了解到批注修改是word协同编辑中常用的方法。因此，在今天的文章中，我将和你谈谈关于注释和修订的那些事情。

首先，让我们看看什么是注释和修订。

评论是间接显示在文档中的信息，是对文章的建议和意见。改版就是直接改文章，以评论的形式展示出来。不仅可以看到哪里做了更改，还可以选择接受或不接受更改。这样做的好处是显而易见的，可以避免因修改不正确而丢失原文的重要内容。但问题是批注修订会在文档中以彩色显示，方便视觉用户查看。但是我们如何为我们的老盲人观看这些内容呢？

现在用的是屏幕阅读和word2016，之前用的是word2003。它们在操作注释和修订时间上是不同的。本文主要以word2016为例，但03版的部分内容仍会穿插。

在修改文章之前，我们应该先注明文件的“作者”，这样我们就可以确定这份文件的审校。以第16版为例。您可以使用alt和f来激活菜单，并在上下箭头找到选项后按enter键。

“缩写：”位于“常规”选项卡中的用户名之后。您可以在这里输入您想要显示的名称，并确认即可。这样，您将来添加的任何注释都将以此名称显示。

添加评论

在word2016中，选择要添加注释的文本，按应用键，找到菜单“创建新注释，选择文本并添加注释”，然后按回车键。

也可以按alt键激活菜单，右箭头找到审阅选项卡，tab键找到空格“批注下拉网格按钮有子菜单”，而左右箭头找到空格“新建批注按钮Alt、R、C”；

进入或空格后，我们只能再次按下光标才能听到空行。在这里，我们写下我们想要提示的内容。写完后必须按ctrl和S保存，然后按esc退出评论框，这样就可以再次听到文字的内容。

查看和删除注释。

以下是查看注释的两种方法，在版本03和版本16中很常见。但是，菜单名称可能有所不同。

第一种方法：

在“审阅”选项卡中，找到“下一步按钮Alt，R，H”回车，这时光标会听到注释的内容。

使用esc键关闭注释框，光标将停在添加注释的行上。我们可以大致猜测作者在哪里添加了注释。

在wps2016中，您可以按注释上的应用键来查找“删除注释”、“回复注释”等。在wps2016和2003中，“接受并移动到下一个项目”或“拒绝并移动到下一个项目”可以在“审阅”选项卡中找到。同样，你可以听到下一个注释的内容。

优点：

在word2003中，按几次光标就可以听到所有的注释。

缺点：

1.wps2016中只能听到一条评论，因此需要重复上述内容才能听到后续的评论。

2.通过上面的方式，我们听不到是谁添加了注释，也看不到同事在哪里进行了删除和补充。

3.在wps2016中，您只能听到“上一个”或“下一个”按钮来接受或拒绝，但您找不到接受或拒绝所有修订的选项。单击“接受”或“拒绝”后，文档将显示同事所做的所有修订，文档的内容将变得极其混乱。如何解决这些问题？请往下看。

第二种方法：

打开文档后，按alt激活菜单，上下按光标找到另存为选项卡，然后按回车键。我们需要做的是保存一个新文档。请注意，在文件类型组合框中，我们必须将文件保存为“网页(*。htm*.html)" .

接下来，您可以转到保存的位置，找到扩展名为”的文件回车。htm”。这时，会弹出“通知栏文字”。Internet Explorer已限制此页面运行脚本或ActiveX控件。按Alt导航到通知栏。

此时，按tab键听到“允许阻止内容按钮Alt A”，空白处会打开以网页格式保存的文件。默认情况下，该文件将所有注释放在网页的末尾。

您可以按ctrl end移动到网页的末尾，然后按光标找到第一个批注选择起点，再按ctrl end选择网页的终点，然后将所有批注复制到一个方便的文档中。

接下来，按ctrl和home移动到网页的开头，按光标查看文档内容。其他人的评论将显示在添加的评论下方。这时候，检查一下同事在刚才抄的对应评论号对应的评论里写了什么。

技巧

当其他人修改或注释文档时，可以保护文档。上下按光标我们听不到文字，菜单不完整。这时需要先按esc键，然后才能正常操作。同时，在这种情况下，在wps2016中，在找到“审阅”选项卡后，需要在使用该选项卡查找菜单中的内容之前用空格将其展开。

同样，文档受到保护后，“另存为”选项卡不可用。这需要点击文件上的应用键，找到属性Enter，tab找到“Unlock (k)按钮Alt k”空间，然后使用小键盘的键4和6找到确认的空间。该文件可以编辑。)

迅速接受所有评论。

上述方法可以帮助我们添加和理解注释的内容。如果我们想接受所有的修改和评论，我这里有一个方便的方法。

首先，按ctrl选择所有单词，将其复制到记事本中，然后创建一个新的word文档并粘贴。或者，我们可以直接新建一个单词，粘贴时选择无格式文本。此时，文档中显示的是接受所有修改后的内容，没有注释。

优点：

对于只有文字的文档，这种方法更方便视障人士操作。

缺点：

如果有表格，就贴在word里，表格的格式就乱了。因此，如何粘贴表格请参考我上次的经验分享。

如果有图片，会在记事本中消失，在新创建的word文档中，原来有图片的地方会变成空白。我们需要手动移除空白并粘贴照片。我用屏幕阅读。在原文的照片里，会写着“斜杠”。就贴着这条斜线。