到了年底，单位要提交很多表格，有时还会请一些非专业的老师帮忙录入。但是在输入的过程中，我发现很多老师输入的表格数据有一些空白，影响了数据的整体效果。如果需要花时间和精力去一一修改，我已经针对这种现象提出了几种有效的解决方法，并取得了不错的效果，所以我会写下来与读者分享。

一、提前嵌入式设置，事半功倍。

1.提醒用户输入数据是否包含空格。

在数据录入过程中，如果希望系统自动提醒用户输入的数据是否包含空格，可以设置数据的有效性。

以验证输入过程中名称数据是否包含空格为例(如图1所示)。选择第一个名称向下的单元格区域，点击数据菜单中的有效性，弹出数据有效性对话框。在“设置”选项卡中将允许的有效性条件设置为“用户定义”，并在其下方的“公式”框中输入公式“=(len (B2)-”。

图1

切换到“错误警告”选项卡，并输入“错误警告！”在“标题”框中的“错误消息”框中，输入“输入的文本包含空格，请确认并重新输入！”(图2)，设置完成后，点击确定退出。

图2

接下来，在输入名称的过程中，系统会自动验证当前单元格是否包含空格，如果包含空格，则会弹出如图3所示的警告信息。

图3

Cico提示：当出现图3时，直接按enter键重新输入名称。如果输入的数据字数较多(类似“家庭住址”的字段)，不适合直接按回车键，否则会自动删除原始数据，然后点击“是”按钮忽略空格的存在。

2.使用公式删除数据中的空格。

以上技巧会说明系统可以自动检测到空格的存在，但不能自动替换这些空格，需要在输入完成后重新输入或进行必要的修改。你能在输入过程中自动删除空格吗？

如果在当前表格中插入一些空白列，替代功能可以实现这个功能，但总是不美观，影响用户进入时的视线。后来，我通过将公式应用于sheet2成功地解决了这个问题。

在输入数据之前，首先切换到工作表sheet2(重命名为“Backup”)，并输入公式“=replace (Sheet1！A1 ' '，' ')”，并将公式复制到与sheet1中表格一样大的单元格区域，这样在sheet1中输入数据时，没有空格的数据会自动保存到sheet2中对应的单元格中，最终sheet2中的数据就是我们最终需要的数据(如图4和图5所示)。

图4

图5

其次，后期的数据处理也同样容易。

这里，我们使用替换方法删除表数据中的空格。

选择整个表格，单击“编辑”菜单中的“替换”打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入一个空格，在“替换值”框中不保留任何内容，然后单击“全部替换”。

Cico提示：如果要替换上面提到的某个字段，只需在替换操作之前选择该字段，否则会被误替换。

当然，感兴趣的朋友也可以编写相应的vba代码来清除表数据中的空格，但对于普通用户来说，本文介绍的方法就足够了。

本文介绍的方法可以保证得到的数据是我们需要的最终结果，甚至不熟悉excel操作的朋友也可以帮忙输入数据，大大提高了我们的工作效率。