市场部经常需要制作各种分析报告，写在几十页。写作功底深厚的小王，写东西很自然。然而，一直困扰他的是排版。每次，他都花很多时间修改格式，制作目录和页眉页脚。最头疼的是老板让他看完报告再修改。如果整个文档的布局不好，就要重复。制作目录也是一件吃力不讨好的事情。小王虽然知道Word有插入目录的功能，但几次尝试后还是放弃了，因为系统总是提示错误。现在只能手动输入目录，加班数页码已经成了惯例。为了给自己下班后享受生活的时间，小王花了半天时间学习长文档的排版技巧，却发现这半天可以让他享受无数个休闲的夜晚和周末。小王把自己的经历总结为两点：

在制作长文档之前，计划好各种设置，尤其是样式设置。

不同的章节部分必须分段，而不是分页。

让我们来看看他是如何利用他新学到的技能制作一份长达几十页的长文档的。

单面打印的简单报告

本报告要求的格式为A4纸；有封面和目录；单面印刷；除了封面和目录，每页的标题就是报告的标题；页码总是在页面底部的右侧。封面和目录上没有页码，第一页在目录之后。

设置纸张和文档网格

写文章之前，不要急于开始写。首先，找到合适大小的“纸”。这个“纸”就是Word中的页面设置。

从菜单中选择文件|页面设置以显示页面设置对话框，并选择纸张选项卡，如图1所示。

纸张尺寸一般采用A4纸，可以采用默认设置。有时也用B5纸，只需从“纸张尺寸”中选择相应的纸张类型即可。

很多人习惯先输入内容，再设置纸张大小。因为默认是A4纸，如果用B5纸代替，整个文档的排版可能不能很好的满足要求。所以如果先设置页面，进入时可以直观的看到页面中的内容和排版是否合适，避免事后修改。

考虑到看报告的领导年纪比较大，看密密麻麻的文字比较费力，还可以调整文字。通常，许多人使用增加字体大小的方法。其实你可以在页面设置中调整字与行之间的间距，即使不增加字体大小，也可以让内容看起来更清晰。

在页面设置对话框中选择文档网格选项卡，如图2所示。

选择“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认值为“每行39个字符”，可以适当减少，例如改为“每行37个字符”。同样，在“行数”设置中，默认为“每页44行”，可以适当减少，例如，改为“每页42行”。这样，文字的排列就均匀清晰了。